ClickUp AI

Tạo List Và Định Nghĩa Trạng Thái

Thiết lập danh sách công việc với các trạng thái phản ánh đúng quy trình duyệt nội dung.

Tạo List mới, định nghĩa các Status: Đang Viết, Chờ Duyệt, Cần Sửa, Đã Duyệt.

Giữ số lượng trạng thái ở mức vừa đủ (4-6 trạng thái) để dễ theo dõi trên bảng Board view.

Thiết Lập Automation Chuyển Trạng Thái

Tạo quy tắc tự động gán người duyệt khi task chuyển sang trạng thái Chờ Duyệt.

Vào Automation, tạo rule: "When status changes to Chờ Duyệt, assign to [người duyệt] and send notification".

Thêm điều kiện lọc theo loại nội dung nếu có nhiều người duyệt phụ trách các mảng khác nhau.

Dùng ClickUp Brain Tóm Tắt Nội Dung Task

Tận dụng AI để tóm tắt nhanh nội dung dài trong comment hoặc mô tả task cho người duyệt.

Bấm vào biểu tượng AI trong task, chọn "Summarize" để tạo bản tóm tắt ngắn gọn nội dung cần duyệt.

Dùng tính năng này đặc biệt hữu ích với các task có nhiều vòng trao đổi comment qua lại.

Cấu Hình Thông Báo Nhắc Nhở

Đảm bảo người duyệt không bỏ sót task đang chờ xử lý.

Thêm automation nhắc nhở qua thông báo hoặc email nếu task ở trạng thái Chờ Duyệt quá 24 giờ chưa xử lý.

Điều chỉnh thời gian nhắc nhở phù hợp với tần suất xuất bản nội dung của team.

Kiểm Tra Và Tinh Chỉnh Workflow

Chạy thử một vài task thực tế qua toàn bộ workflow trước khi áp dụng chính thức.

Tạo 3-5 task mẫu, đẩy qua từng trạng thái để kiểm tra automation hoạt động đúng như mong đợi.

Ghi lại các trường hợp automation chạy sai để điều chỉnh rule trước khi triển khai cho cả team.